Häufige Fragen

OUTAG3 nimmt Meldungen für einen Standort per Telefon und Besucher-Chat auf. Abgeschlossene Telefonfälle kommen per E-Mail. Besucher-Chat-Berichte werden erst nach dem ausdrücklichen Gesprächsende per E-Mail gesendet.

Im Bericht stehen das Anliegen, die eingeschätzte Dringlichkeit und die erfassten Angaben. Ein Rückrufkontakt ist enthalten, wenn er übermittelt wurde. Unklare Fälle sind zur Prüfung markiert.

Bei einer echten Telefonmeldung wird die Rufnummer der Meldung zugeordnet, damit dein Team nachfassen kann. OUTAG3 ruft nicht selbst zurück und entscheidet nicht, ob ein Rückruf angebracht ist. Im Browser-Test wird keine Anrufernummer übermittelt.

OUTAG3 fasst die Meldung zusammen und markiert unklare Angaben. Über Erstattung, Rückruf und Maßnahmen entscheidet dein Team.

Dein Team entscheidet über Erstattung, Rückruf und Maßnahmen vor Ort. OUTAG3 bereitet die Meldung mit Kontext und Dringlichkeit vor.

Nein. Im Tagesgeschäft arbeitet euer Team mit normalen E-Mails oder Tickets, die in klarem Deutsch beschreiben, was passiert ist. Niemand muss Prompts schreiben oder ein spezielles KI-Tool bedienen. Technische Themen wie Webhooks oder Schnittstellen betreffen vor allem die Einrichtung und können beim Onboarding gemeinsam geklärt werden.

Besonders gut passen typische Automatenfälle: Geld wurde abgebucht ohne Ausgabe, Produkt bleibt im Schacht hängen, Kartenzahlung schlägt fehl oder es gibt Unklarheiten bei der Altersprüfung. Auch wiederkehrende Leser- oder Ausgabeprobleme an einem Standort lassen sich sauber abbilden. Wenn dein Fall nicht in die Standardkategorien passt, können wir Kategorien und Regeln gemeinsam auf euren Betrieb zuschneiden.

Die Priorität kombiniert Problemart und Inhalt der Meldung, zum Beispiel ob Umsatz oder Kundenzufriedenheit stark betroffen sind. So werden Bagatellen von echten Notfällen unterschieden, ohne dass dein Team jeden Anruf einzeln einstufen muss. Besonders wichtige Fälle können automatisch hervorgehoben oder zur sofortigen Bearbeitung markiert werden.

Ja. Ihr legt fest, welche Störungstypen an welchem Standort wie dringend sind, etwa Kartenleser-Ausfall als hoch und Kleinstbeträge als normale Priorität. Regeln lassen sich an eure reale Betriebsrealität anpassen und nach dem Pilot weiter verfeinern. So entspricht die automatische Einordnung eurer internen Eskalationslogik.

Ja. Kategorien, Bezeichnungen und Zuordnungen können auf eure Automaten, Produktgruppen und internen Reportings angepasst werden. Das hilft später auch bei Auswertungen, weil Meldungen in eurer Sprache landen und nicht in generischen Standardlabels. Gemeinsam mit den Prioritätsregeln entsteht so ein Bild, das zu eurem Betrieb passt.

Sobald ein Fall inhaltlich unklar ist, sensible Themen berührt oder eine automatische Einordnung unsicher erscheint, wird er für ein manuelles Review markiert. Euer Team sieht dann explizit, dass hier menschliche Prüfung sinnvoll ist. So bleibt Qualität hoch, ohne dass jede Kleinigkeit manuell anfassen muss.

Der Pilot ist 60 Tage ab erster Nutzung gültig, auch wenn du zuerst KI-Hilfe oder den Besucher-Chat nutzt. 10 Telefon- und Testgespräche à bis zu 2 Minuten ergeben höchstens 20 Freiminuten; auch kürzere oder abgebrochene Gespräche zählen als 2 Minuten. Das gemeinsame Pilotbudget kann weitere Starts pausieren. Bis zu 20 Organisationen erhalten nach Prüfung Zugang. Keine Kreditkarte, kein automatisches Abo.

Frage einen Pilotplatz für deine Organisation und einen Standort an. Nach Freigabe richtest du deinen Ablauf ein. Telefonie startet nach Freigabe deiner Unternehmensnachweise und Rufnummer.

Weitere Starts pausieren, wenn die 60 Tage ablaufen oder das gemeinsame Pilotbudget aufgebraucht ist. Es gibt keine automatische Zahlung. Eine Fortsetzung vereinbarst du mit OUTAG3.

Die öffentliche Demo ist ein Beispiel, kein echter Kundenfall. Im Pilot kannst du deinen eigenen Ablauf testen. Testberichte sind 24 Stunden abrufbar; Testgespräche zählen zum Kontingent.

Light und Starter sind als Tarife mit gleicher Fallbericht-Qualität geplant. Starter ist für bis zu fünf Standorte vorgesehen; Professional soll Dashboard, Fallhistorie und SMS-Eskalation ergänzen. Kostenpflichtige Tarife sind noch nicht verfügbar.

Deine Anfrage über die Website wird für das OUTAG3-Team zur Prüfung gespeichert. Sie ist von Kundenmeldungen getrennt. Das Absenden schaltet keinen Zugang frei; zuerst wird die Organisationsanfrage geprüft.

Telefonberichte werden per E-Mail versendet. Besucher-Chat-Berichte gehen erst nach ausdrücklichem Gesprächsende raus. Antworten auf Berichte werden nicht verarbeitet; E-Mail-, Webhook- und CRM-Integrationen sind nicht verfügbar.

Ja. Für Betreiber mit mehreren Marken, Franchise-Strukturen oder strengen internen Vorgaben ist eine getrennte Datenhaltung pro Kunde bzw. Mandant vorgesehen. So bleiben Konfiguration und Datenlogik klar voneinander getrennt. Details stimmen wir im Projekt mit euren Anforderungen ab.

Wir arbeiten nach den Prinzipien Datensparsamkeit, Zweckbindung und nachvollziehbarer Verarbeitung, mit kontrolliertem Zugriff auf die Daten. Auf Wunsch lassen sich Aufbewahrungsfristen pro Datentyp definieren, damit ihr Lösch- und Dokumentationspflichten sauber abbilden könnt. Ausführliche Informationen findet ihr in unserer Datenschutzerklärung.

Ein datenschutzkonformer Einsatz ist im Regelfall möglich, wenn Rollen, Speicherfristen und Auftragsverarbeitung sauber gesetzt sind und ihr eure Pflichten als Verantwortliche einhaltet. OUTAG3 unterstützt euch dabei mit klaren Prozessen und Konfigurationsoptionen, ersetzt aber keine individuelle Rechtsberatung. Im Zweifel solltet ihr eure Datenschutzexpertise einbinden.

Die konkreten Verarbeitungsorte und eingesetzten Dienste hängen von der gewählten Infrastruktur und den angebundenen Partnern ab, etwa für Hosting oder Telefonie. Für den Betrieb werden nur die Daten verarbeitet, die für Annahme, Klassifikation und Übergabe an euch erforderlich sind. Details zu Regionen und Unterauftragnehmern sind der Datenschutzerklärung zu entnehmen.

Lite-Fallberichte zeigen die eingeschätzte Dringlichkeit; unsichere Fälle werden zur menschlichen Prüfung markiert. SMS-Eskalation ist für Professional geplant und noch nicht verfügbar. Dein Team entscheidet über die Maßnahme.

Dashboard und Fallhistorie für Professional sind geplant. Der Lite-Pilot enthält derzeit kein Dashboard und keine regelmäßigen Berichte.

Der Pilot ist auf 20 manuell freigegebene Organisationen begrenzt. Bei ausgeschöpftem gemeinsamen Pilotbudget werden weitere Starts pausiert. Nach Ablauf oder Verbrauch sind keine weiteren kostenlosen Starts möglich.

Lite startet mit einem Standort. Der geplante Starter-Tarif deckt bis zu fünf Standorte bei gleicher Fallbericht-Qualität und mehr Voice-Minuten ab; Professional ist für größere Betriebe mit geplantem Dashboard und SMS-Steuerung vorgesehen.

Lite umfasst keine regelmäßigen Berichte und kein Dashboard. Dashboard und Fallhistorie für Professional sind geplant. Ihr könnt passende Kennzahlen festlegen und einzelne Fallberichte prüfen.

Abgeschlossene Telefonfälle werden per E-Mail versendet. Besucher-Chat-Berichte kommen erst per E-Mail, wenn der Besucher das Gespräch ausdrücklich beendet; beim Schließen des Chats wird kein Bericht versendet. Antworten werden nicht verarbeitet; E-Mail-, Webhook- und CRM-Integrationen sind noch nicht verfügbar.