Störungsmeldungen können Kontaktdaten, Standortinformationen und interne Abläufe enthalten. Betreiber sollten deshalb vor einem Pilot verstehen, wie Daten verschiedener Kunden getrennt, wer darauf zugreifen darf und wie lange sie gespeichert werden.
Mandantentrennung ist ein Schutzprinzip
OUTAG3 ordnet Fälle einem Mandanten zu und begrenzt Abfragen auf diesen Kontext. Rollen und Berechtigungen sollen zusätzlich steuern, welche Personen innerhalb des Betreiberteams welche Daten sehen und bearbeiten dürfen. Diese Kontrollen reduzieren das Risiko einer unbeabsichtigten Vermischung, machen ein System aber nicht unangreifbar.
Welche Fragen in die Prüfung gehören
Vor dem Einsatz sollten Betreiber mindestens klären:
- Welche Daten werden im Intake erhoben?
- Welche Rollen haben Zugriff auf Fälle und Konfiguration?
- Welche Speicher- und Löschfristen gelten?
- Welche Auftragsverarbeitung und Unterauftragnehmer sind relevant?
- Wie werden Zugriffe protokolliert und Vorfälle behandelt?
- Welche Integrationen übertragen Daten an weitere Systeme?
Die Antworten hängen von der konkreten Pilotkonfiguration ab. Produktinformationen unterstützen diese Prüfung, ersetzen aber keine individuelle rechtliche oder sicherheitstechnische Bewertung.
KI ändert die Verantwortungsgrenze nicht
Die KI strukturiert und klassifiziert Meldungen innerhalb des vorgesehenen Prozesses. Die Entscheidung über Erstattung, Rückruf, Einsatz oder Abschluss bleibt beim Betreiberteam. Sensible Angaben sollten nur erhoben werden, wenn sie für den jeweiligen Fall notwendig sind.
Die Produktübersicht beschreibt den Datenfluss auf Prozessebene. Das Glossar erklärt Mandant und Triage, die FAQ behandelt Datenschutz und Datenhaltung. Konkrete Rollen und Fristen lassen sich vor einer Pilot-Anfrage gemeinsam abgrenzen.